Outlook 2007

[dimistry]

Microsoft Outlook 2007 หนึ่งในโปรแกรม Microsoft Office

โปรแกรม Microsoft Outlook 2007 เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับการรับส่งอีเมลเป็นหลัก อย่าเพิ่งสับสนกับโปรแกรม Outlook Express ซึ่งเป็นฟรีโปรแกรมที่มาพร้อมกับ Microsoft Windows ทุกเวอร์ชั่น สำหรับผู้ใช้งาน Windows Vista โปรแกรม Outlook Express ได้เปลี่ยนชื่อเป็น Microsoft Mail และมีความสามารถและหลักการใช้งานไม่แตกต่างกันมากนัก สำหรับความสามารถของ Outlook Express เมื่อเปรียบเทียบกับ Microsoft Outlook 2007 ถือว่าคนละเรื่องเลย แตกต่างกันสุดๆ? เพราะโปรแกรม Microsoft Outlook 2007 จะมีโปรแกรมย่อยๆ ที่ช่วยทำงานต่างๆ มากมาย เรียกว่าแทนที่เลขาฯ ประจำตัวได้เลย

โปรแกรม Microsoft Outlook 2007 ประกอบด้วยโปรแกรมย่อยๆ

1. Mail - โปรแกรมสำหรับรับส่งอีเมล
2. Calendar - โปรแกรมสำหรับบันทึกตารางนัดหมาย สามารถเตือนเมื่อถึงวันและเวลาที่กำหนดได้ด้วย
3. Contacts - โปรแกรมสำหรับใส่ชื่อ ทีอยู่ รายละเอียดของบุคคลที่เราติดต่อด้วย
4. Tasks - โปรแกรมสำหรับบันทึกงานที่เราทำ หรือกำลังอยู่ระหว่างการจัดทำ
5. Notes - เหมือนกันใส่กระดาษโน๊ตข้อความและติดบนหน้าจอคอมพิวเตอร์

โปรแกรม Microsoft Outlook 2007

[You must be registered and logged in to see this link.]

หน้าหลักของโปรแกรม Microsoft Outlook 2007

* Title Bar - ด้านบนสุดของหน้าต่างโปรแกรม สำหรับแสดงชื่อโฟลเดอร์หรืองานที่ทำอยู่
* Menu Bar - สำหรับแสดงเมนูคำสั่งต่างๆ ของโปรแกรมที่เปิดใช้งาน ณ?ขณะนั้น
* Standard Toolbar -? เครื่องมือที่แสดงคำสั่งทีจำเป็นในขณะที่ทำงานตอนนั้นๆ
* Auto Preview - กรอบแสดงรายการหลักของของ Outlook เพื่อการเข้าถึงงาน ณ ขณะนั้น
* Reading Pane - กรอบแสดงรายละเอียดของเมลฉบับที่ถูกเลือก ณ ขณะนั้น
* To-Do List - แสดงรายละเอียดของวันที่ การนัดหมาย และงานที่ต้องทำ

การ ปรับเปลี่ยนการใช้โปรแกรมต่างๆ ใน Microsoft Outlook 2007 สามารถคลิกเลือกได้จากเมนู Go เลือกโปรแกรมที่ต้องการ เช่น Calendar เป็นต้น

[dimistry]

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Outlook 2007 สิ่งแรกที่เราควรทำคือ การติดตั้งหรือเพิ่ม E-mail addres เข้าไปก่อน ทั้งนี้ เพื่อว่าเราจะได้สามารถตรวจสอบและเช็คเมลได้ การติดตั้งใน Microsoft Outlook 2007 นี้สามารถเลือกติดตั้งได้ 2 วิธีคือ แบบ Manual และแบบอัตโนมัติ? สำหรับแบบ Manual เราจะเป็นจะต้องรู้รายละเอียดต่างๆ ของระบบ Email ของเราว่า เป็นแบบ POP3 หรือ Exchange Server รวมทั้งต้องทราบ Incoming Mail และ Outgoing Mail ด้วย
วิธีติดตั้ง E-mail Address ใน Microsoft Outlook 2007

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook 2007
2. คลิกเมนู Tools เลือก Accounting Settings
3. จากนั้นคลิกแท็ป E-mail
[You must be registered and logged in to see this link.]
คลิกปุ่ม New ด้านล่างของแท็ป E-mail
[You must be registered and logged in to see this link.]
จะพบหน้าต่าง Add New E-mail Account
[You must be registered and logged in to see this link.]
กรอกข้อมูลให้ครบ
[You must be registered and logged in to see this link.]
กรอกครบแล้ว คลิก Next
มันจะทำการตรวจสอบ ถ้าผ่านหมด ก็จะเห็นดังภาพ
[You must be registered and logged in to see this link.]
กด Finish ได้เลยครับ

[dimistry]

Calendar ใน Microsoft Outlook 2007

Calendar หรือ ปฏิทินการนัดหมายในโปรแกรม Microsoft Outlook 2007 ถือว่าเป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์อย่างมาก?เปรียบเสมือนเลขาฯ ส่วนตัวที่จะคอยเตือนเราทุกๆ ในเรื่องการนัดหมาย พร้อมกันนี้เรายังประยุกต์ใช้ Calendar ในการบันทึกรายละเอียดต่างๆ ของงานที่ทำได้ด้วย ทำให้เราสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่า เราเคยทำอะไรไว้บ้าง
ความสามารถของ Calendar

[You must be registered and logged in to see this link.]

* บันทึกตารางนัดหมาย พร้อมการเตือน (กำหนดการเตือนเป็นราย นาที ชั่วโมง หรือเป็นวันล่วงหน้าได้)
* ดูตารางนัดหมายได้เป็น วัน?สัปดาห์ หรือเดือน
* สามารถสั้งพิมพ์ได้ตามรูปแบบที่เห็นบนหน้าจอ?
* สามารถส่งตารางนัดหมาย เพื่อเรียกประชุมให้คนอื่นๆ ทราบได้ด้วย
* ประยุกต์ใช้สำหรับการบันทึกวันทำงาน วันหยุด วันพักร้อน ทำให้สามารถเรา ตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก
* และอื่นๆ อีกมาก

การเปิดใช้งาน calender ทำได้ วิธีดังนี้ครับ
วิธีแรก ตรงช่อง To-Do-Bar ถ้ามันไม่โชว์ ก็คลิกตามรูปครับ
[You must be registered and logged in to see this link.]

จะเห็นแบบนี้
[You must be registered and logged in to see this link.]

กดที่เลขวันที่ วันไหนก็ได้ ใน calender จะเห็นแบบนี้
[You must be registered and logged in to see this link.]

วิธีที่สอง
[You must be registered and logged in to see this link.]

วิธีที่สาม
ไปที่เมนู เลือก Go แล้วเลือก Calender
[You must be registered and logged in to see this link.]

วิธีที่สี่
กดที่คีย์บอร์ดเลย ปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วกด เลข 2
[You must be registered and logged in to see this link.]

วิธีบันทึก Calendar ใน Microsoft Outlook 2007

1. คลิกหัวข้อ Calendar ด้านล่าง (คอลัมภ์ซ้ายมือ) หรือ
2. คลิกเมนู Go เลือก Calendar หรือ
3. กดปุ่ม Ctrl + 2 จะได้หน้าต่าง Calendar
4. คลิกปรับเปลี่ยนการแสดงเป็น วัน สัปดาห์ หรือเดือน จากหัวข้อด้านบน Day, Week, Month
5. สมมติว่าเราเลือกการแสดงเป็น Month
6. ดับเบิลคลิกเลือกวันที่ที่ต้องการ
7. จะมีหน้าต่างแสดงให้บันทึกข้อมูลนัดหมาย
[You must be registered and logged in to see this link.]

พิมพ์รายละเอียดในช่อง
[You must be registered and logged in to see this link.]
* Subject? หัวข้อของการนัดหมาย
* Location สถานที่นัดหมาย
* คลิกเอาเครื่องหมายถูกออกหน้า "All day event" ถ้าการนัดหมายไม่ได้มีทั้งวัน
* ระบุช่วงเวลาที่นัดหมาย
* บริเวณพื้นที่ด้านล่าง ให้ใส่รายละเอียดการนัดหมายที่ต้องการ

# ที่ด้านบน Toolbar จะมีคำสั่ง Reminder ให้คลิกเลือกเวลาที่ต้องการให้โปรแกรมเตือนล่วงหน้า?
# คลิกปุ่ม Save & Close ที่บริเวณเมนูบาร์

[dimistry]

บันทึกรายละเอียดชื่อที่อยู่ของบุคคลที่เราต้องการติดต่อ

[You must be registered and logged in to see this link.]
Contacts คือโปรแกรมย่อยใน Microsoft Outlook 2007 ที่ช่วยให้เราสามารถเก็บรายละเอียด ชื่อ ที่อยู่ของบุคคลที่เราต้องการติดต่อด้วย ทำให้สามารถในการใช้งาน ถ้าเราบันทึกชื่ออีเมล เราก็สามารถสั่งเปิด New Email ผ่านทาง Contacts ได้โดยตรงอีกด้วย เรียกโปรแกรมนี้ สามารถเชื่อมต่อกับเข้าโปรแกรมอื่นๆ ใน Microsoft Outlook 2007 ได้อย่างแนบเนียน

การเปิดทำได้ง่ายๆดังนี้ครับ
มี 3 วิธี ในการเปิด contract ง่าย
วิธีแรก ไปที่เมนู Go เลือก contract
วิธีที่สอง กด ctrl ค้างไว้แล้วกดหมายเลข 3
วิธีที่สาม เอาเมาส์ไปคลิกที่ปุ่ม contract ทางซ้ายมือล่าง
[You must be registered and logged in to see this link.]

การบันทึกรายละเอียดใน Contacts

ถ้าต้องการบันทึก Contacts ใหม่ สามารถทำได้ 4 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1 ให้ดับเบิลคลิกที่หน้าต่างของ Contacts
[You must be registered and logged in to see this link.]

วิธีที่ 2 คลิกที่ปุ่ม New ทางซ้ายมือ
[You must be registered and logged in to see this link.]

วิธีที่ 3 ไปที่เมนู File แล้วเลือก New แล้วเลือก New Contact
[You must be registered and logged in to see this link.]

วิธีที่ 4 กดที่คีย์บอร์ด Ctrl ค้างไว้ แล้วกด N
[You must be registered and logged in to see this link.]

จะได้หน้าต่าง แสดงรายละเอียดต่างๆ ให้กรอก (หรือคลิกเมนู File เลือก New และเลือก Contact)
[You must be registered and logged in to see this link.]

คร่าวๆแค่นี้ก่อนนะครับ ลายละเอียดปลีกย่อย ก็ลอง ค่อยๆกดดูทีละส่วน มันยังมีอีกมากมายเลยครับ
ถ้าทำทั้งหมด เดี่ยวเรื่องจะยาว

[dimistry]

ติดกระดาษแบบอิเล็คทรอนิสก์ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ด้วยโปรแกรม Notes อีกหนึ่งโปรแกรมขนาดเล็กที่อยู่ภายในโปรแกรม Microsoft Outlook 2007 ใช้งานงานเพียงแค่เลือก Notes และพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป แค่นี้ก็ไม่ต่างจากการใช้กระดาษติดที่หน้าจอแล้ว ช่วยลดโลกร้อนได้บ้างเหมือนกัน
[You must be registered and logged in to see this link.]

วิธีใช้งาน Notes ใน Microsoft Outlook 2007

คลิกหัวข้อ Notes (คอลัมภ์ซ้ายมือ) หรือ
คลิกเมนู Go เลือกหัวข้อ Notes หรือ
กดปุ่มที่แป้นพิมพ์ Ctrl + 5
[You must be registered and logged in to see this link.]

ถ้าต้องการเพิ่ม Notes ให้ดับเบิลคลิกที่ด้านต่างว่างๆ ตรงกลาง
5. จะได้หน้าต่างของ Notes
6. พิมพ์อะไรก็ได้ลงไป คลิกปุ่ม X เพื่อปิด
[You must be registered and logged in to see this link.]

ทิป ถ้าต้องการให้ Note แสดงที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ (หน้า Desktop) ให้คลิกและลาก Note มาวางที่หน้าจอได้เลย